Privacy policy個人情報保護方針

個人情報保護理念

個人情報は個人の重要な財産である。
株式会社ホゼンは、当社業務（保守管理、緊急対応、工事管理）において使用するお客様・取引関係者様・弊社従業員等の個人情報の保護が社会的責務であると認識し、個人情報に関するコンプライアンス・プログラム（当社では「個人情報保護システム」と称する）を遵守し、個人情報を正確かつ安全に取扱うことにより、お客様の情報を守り、その信頼に応えます。

個人情報保護方針

個人情報を取り扱う際は、当社の業務の内容及び規模に応じて適切な個人情報の収集、利用、提供、業務委託を適正に行います。
また、本人から同意を得た範囲を超えて個人情報が目的外の利用、提供がされないよう管理します。
当社は、個人情報に関する法令、国が定める指針、その他の規範を遵守します。
当社では、個人情報の漏えい、滅失、き損などのリスクに対しては、合理的な安全対策を講じて防止すべく事業の実情に合致した経営資源を注入し、個人情報セキュリティ体制を継続的に向上させます。また、万一の際には速やかに是正措置を講じます。
当社は、個人情報の管理責任者を選任し、個人情報保護マネジメントシステムの実施および運用に関する責任と権限を与え、適切な管理を行います。
当社の個人情報保護マネジメントシステムは、教育、運用、監査、見直しなどを通じて、継続的に改善を行います。
当社では、個人情報の開示、訂正、削除、利用および提供の拒否要求、その他苦情、ご相談など、個人情報に関するお問合せについての窓口を設置し、迅速に対応致します。

制定日：平成16年 6月 1日
最終更新日：令和2年10月 1日
株式会社ホゼン
代表取締役社長髙橋均

個人情報保護方針に関するお問合せにつきましては、下記窓口で受付けております。

※受付時間　平日の午前9時～午後6時

《個人情報相談窓口》

TEL 03-3590-5200

FAX 03-3590-5199

MAIL webmaster@hozen.co.jp

宛先：個人情報保護管理者　総務部　部長

このマークは、一般財団法人日本情報経済社会推進協会が運用する「プライバシーマーク制度」に基づいて、当社の個人情報の取扱いがJIS Q 15001「個人情報保護に関するコンプライアンス・プログラムの要求事項」に準拠して、適正に行われていることを認定した証として、その使用を許可されたものです。

About handling personal information個人情報の取り扱いについて

個人情報の取扱いについて

当社は、個人情報の取扱に関する管理体制を確立するとともに、社内規定に従い適切かつ慎重に取扱います。

個人情報取扱事業者の名称、住所、代表者の氏名

株式会社ホゼン

東京都豊島区南池袋二丁目34番5号

代表取締役　髙橋　均

個人情報保護管理者

総務部　部長

事業内容

工事管理業務
保守管理（点検・清掃・調査）業務
緊急管理業務

個人情報の利用目的

お客様	・上記事業に関わるご案内、契約・申込処理、請求収納、商品・サービスの提供、品質管理、アフターサービス、商品・サービスの改善、および取得時に明示した、または同意いただいた目的のため	開示可
お取引先様(担当者)	・業務遂行および契約に伴う連絡、諸手続きのため	開示可
採用応募者・従業員	・採用選考のため・その他、従業員情報管理規定に定める目的のため※ハローワーク、求職サイトや人材紹介会社等から提供を受ける求職者情報については非開示	開示可
受託業務	・当社事業における受託業務を処理するため	非開示
全般	・個人データの開示などの求めに対応するため・当社施設・ネットワークの安全管理のため	開示可
通話録音情報	・電話応対を含む業務品質向上にむけた研修や通話内容の確認、サービス向上のため	非開示

個人情報の利用について

当社が個人情報を利用する際には、お客様に同意をいただいた範囲内のみで利用いたします。お客様に同意をいただいた範囲を超えて個人情報を利用する必要が生じた場合には、事前にお客様にその目的をご連絡いたしますので、新たな目的に同意いただけない場合には、お客様ご自身の判断により、かかる利用を拒否することができます。

電話応対を含む業務品質向上にむけた研修や通話内容の確認、サービスの向上を目的として、通話録音をさせていただいております。

保有個人データの安全管理のために講じた措置

当社が講じる具体的な安全管理措置は、以下のとおりです。

（１）基本方針の策定

個人情報の適正な取扱いの確保のため「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「個人情報の安全管理措置に関する事項」、「個人情報相談窓口」等について本方針（個人情報保護方針）を策定しています。

（２）個人データの取扱いに係る規程の整備

当社の個人情報保護マニュアルにおいて、個人情報の取得、利用、保存等を行う場合の基本的な取扱方法を整備しています。

（３）組織的安全管理措置

個人データの取扱いに関する責任者・管理者を設置するとともに、個人データを取り扱う役職員および当該役職員が取り扱う個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実または兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。

（４）人的安全管理措置

従業者との「非開示契約」の締結、就業規則等の整備、個人情報の取扱いに関する留意事項についての従業者への周知徹底及び研修等を実施しています。

（５）物理的安全管理措置

紛失・盗難を防ぐための書類・外部媒体等の施錠保管、裁断・焼却・溶解等復元が著しく困難な手段での個人情報廃棄、責任者の承諾なく個人情報を持ち出すことの禁止、個人情報を持ち運ぶ際の暗号化や封緘等の措置を実施しています。

（６）技術的安全管理措置

アクセス制御を実施して、取扱者および取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。

個人情報の提供及び預託について

当社は、お客様から収集させていただく個人情報は、以下の場合を除き第三者には提供または預託いたしません。

▪️お客様の同意がある場合

▪️お客様からご依頼頂いた業務で、事前に守秘義務契約を締結した外部業者に業務を委託する場合
（適用される事業内容）

・工事管理業務

・保守管理（点検・清掃・調査）業務

・緊急管理業務

▪️法令に基づく場合（刑事訴訟法第２１８条の令状がある場合など）

▪️人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき（事故・災害等の緊急の場合）

▪️公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき

▪️国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき（警察からの任意捜査に協力する場合など、ただしその可否については、個人情報保護管理者が判断する）

▪️その他、正当な理由がある場合

開示等の請求手続きについて

開示請求等の手続き方法

▪️求めの申し出先
下記、個人情報相談窓口にご連絡ください。
▪️開示等の求めの方法
対象の個人情報の種類や請求者様（ご本人または代理人）により必要書類等が異なりますので、求めの申し出先までご連絡ください。
▪️手続きのための費用
開示を求める際の手数料の額は1件当たり1千円（税込）とし、回答に掛かる郵送料を含むものとします。なお、請求者様から書類をお送り頂く際の送料等の通信費や交通費は請求者様負担とさせて頂きます。

個人情報相談窓口

個人情報保護管理者　総務部　部長
電話： 03-3590-5200　FAX： 03-3590-5199
電話での受付時間は平日の午前9時から午後5時までとさせていただきます。
メールアドレス： webmaster@hozen.co.jp
※このメールは、暗号で保護されていないことをご承知ください。

認定個人情報保護団体の名称及び、苦情の解決の申出先

認定個人情報保護団体の名称：一般財団法人日本情報経済社会推進協会
苦情の解決の申出先：個人情報保護苦情相談室
住所：〒106-0032 東京都港区六本木1-9-9 六本木ファーストビル内
電話番号：0120-700-779(03-5860-7565)